Rahmenaufträge in der Elektronikindustrie – So sichern Sie die Verfügbarkeit von Bauteilen und optimieren Lieferungen

Was ist ein Rahmenauftrag?

Gemäß den Allgemeinen Verkaufsbedingungen von Unisystem ermöglicht ein Rahmenvertrag den Kunden, sich eine größere Produktmenge zu sichern und diese zu einem späteren Zeitpunkt in Teillieferungen abzunehmen. Der Kunde bestellt die gesamte vereinbarte Menge, wobei der Zeitplan für die einzelnen Lieferungen und der endgültige Liefertermin entsprechend dem Produktionsplan festgelegt werden.

Beispielsweise kann ein Gerätehersteller 3.000 Displays für ein Jahresproduktionsprogramm bestellen. Anstatt die gesamte Menge auf einmal zu erhalten, kann der Hersteller sechs Lieferungen zu je 500 Einheiten vereinbaren, die entsprechend dem voraussichtlichen Verbrauch des Bauteils terminiert werden.

Ein Rahmenauftrag ist verbindlich. Er umfasst eine bestimmte Menge an Produkten, zu deren Abnahme sich der Kunde innerhalb des vereinbarten Zeitraums verpflichtet.

Warum sind Rahmenaufträge in der Elektronikindustrie wichtig?

Elektronikkomponenten sind nicht immer kurzfristig verfügbar, weshalb Lieferungen rechtzeitig im Voraus geplant werden müssen. Bevor ein Produkt den Kunden erreicht, müssen unter Umständen Materialien bestellt werden, worauf die Produktion und die Qualitätskontrolle sowie der Transport und die Zollabfertigung folgen. Gleichzeitig erfordern viele Projekte, dass eine bestimmte Komponentenkonfiguration während der gesamten Produktionszeit unverändert bleibt. Dies ist besonders wichtig bei Displays, bei denen bereits die Änderung eines einzigen Elements Auswirkungen haben kann auf:

• die optische Leistung des Geräts,
• wie das Display angesteuert wird,
• die mechanische Konstruktion,
• die Anordnung und Gestaltung der Anschlüsse,
• elektromagnetische Verträglichkeit,
• Bedienung über das Touchpanel,
• die Software und die Benutzeroberfläche,
• die Ergebnisse der zuvor durchgeführten Tests.

Bei kundenspezifischen Lösungen ist die Anzahl der Abhängigkeiten sogar noch größer. Ein Produkt kann ein Display mit einem speziellen Touchpanel, einem Deckglas, einem modifizierten FPC, einer Steuerelektronik oder mechanischen Komponenten kombinieren. Eine solche Konfiguration lässt sich in der Regel nicht durch eine beliebige Komponente ersetzen, die eine ähnliche Bildschirmgröße und Auflösung bietet.

Eine pauschale Anordnung kann somit zwei Zwecken dienen. Es strukturiert die Logistik und die Liefertermine und trägt gleichzeitig dazu bei, die Verfügbarkeit des jeweils benötigten Produkts sicherzustellen, um die Kontinuität der Produktion zu gewährleisten.

Wie funktioniert ein Rahmenauftrag bei Unisystem?

Zur Erfüllung eines Rahmenauftrags müssen sowohl die Gesamtmenge der Produkte als auch ein Lieferplan vereinbart werden. Gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (GTCS) kann ein Rahmenauftrag erst dann angenommen werden, wenn der Lieferplan und der Endtermin für den Erhalt der gesamten Menge festgelegt wurden.

Ermittlung der Nachfrage

Der erste Schritt besteht darin, den Gesamtbedarf für das Bauteil abzuschätzen. Der Kunde sollte folgende Angaben machen:

• das Produkt oder die Lösung, auf die sich die Bestellung bezieht,
• die Gesamtmenge,
• der erwartete Verbrauch in jeder Periode,
• die erforderlichen Mengen für die einzelnen Lieferungen,
• die gewünschten Liefertermine,
• der Stichtag für den Eingang der gesamten Menge.

Vereinbarung des Lieferplans

Der Zeitplan legt fest, wie die Gesamtmenge auf einzelne Lieferungen aufgeteilt wird. Er kann regelmäßige Lieferungen umfassen, die monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich erfolgen, lässt sich jedoch auch an einen unregelmäßigen Produktionsplan anpassen.

Auftragsbestätigung

Anschließend hält Unisystem die vom Kunden erteilte Bestellung in einem Dokument fest, in dem die Ausführungsbedingungen festgelegt sind; dieses Dokument wird als Auftragsbestätigung bezeichnet. Darin sind die wesentlichen Bedingungen aufgeführt, darunter der Preis, der Gesamtwert der Bestellung, der Lieferort und die Lieferart sowie die Zahlungsbedingungen. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde dieses Dokument erhält.

Nach Erhalt der Auftragsbestätigung sollten Sie die Produktbezeichnung, die Menge, den Preis und den Gesamtbestellwert, den Lieferplan, den endgültigen Liefertermin, die Unternehmensdaten, die Lieferadresse sowie die Zahlungsbedingungen sorgfältig prüfen. Sollte eine Bestimmung von den bisherigen Vereinbarungen oder den in der Bestellung angegebenen Informationen abweichen, ist diese Abweichung dem Vertriebsmitarbeiter zu melden, damit sie geklärt und die korrekten Angaben bestätigt werden können.

Die Vorbereitung oder Beschaffung der Produkte

Der Abwicklungsprozess hängt von der Art des Produkts ab. Bei einer Standardlösung kann dies die Auftragserteilung beim Hersteller beinhalten.

Bei maßgeschneiderten Lösungen kann der Prozess außerdem Folgendes umfassen:

• Bestellung von Basiskomponenten,
• die Vorbereitung eines speziellen Touchpanels,
• Herstellung des Deckglases,
• das Verbindungskabel anzupassen,
• die Integration weiterer elektronischer und mechanischer Komponenten.

In solchen Fällen sollte der Lieferplan die gesamte Vorlaufzeit berücksichtigen, die für die Vorbereitung der Lösung erforderlich ist.

Lieferungen gemäß dem vereinbarten Zeitplan

Die unter einen Rahmenauftrag fallenden Produkte werden gemäß dem vereinbarten Zeitplan geliefert. Alle Lieferungen sollten bis zum festgelegten Endliefertermin abgeschlossen sein.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den in der Auftragsbestätigung angegebenen Terminen um voraussichtliche Termine handelt. Diese können sich aufgrund von Faktoren wie verlängerten Produktionsvorlaufzeiten, eingeschränkter Verfügbarkeit von Bauteilen oder Transportverzögerungen ändern. In diesem Fall informieren wir den Kunden über den geänderten voraussichtlichen Liefertermin.

Was ist eine Abrufbestellung im Rahmen eines Rahmenvertrags?

Ein Abruf ist die Aufforderung eines Kunden, dass Produkte, die unter einen Rahmenvertrag fallen, früher als geplant geliefert werden sollen. Diese Option kann beispielsweise genutzt werden, wenn die Produktion vorverlegt wird, zusätzlicher Bedarf entsteht oder der Bestand an Komponenten schneller als erwartet aufgebraucht ist.

Damit eine Anfrage als Abruf behandelt werden kann, muss daraus eindeutig hervorgehen, auf welchen Rahmenvertrag sie sich bezieht. Der Kunde sollte daher die Auftragsnummer, die Artikelnummer oder die Produktbezeichnung, die gewünschte Menge, den gewünschten Liefertermin sowie die Lieferadresse angeben, falls diese von der zuvor vereinbarten abweicht.

Ob der Abruf wie gewünscht ausgeführt werden kann, hängt von der Produktverfügbarkeit ab. Sollte derzeit nur ein Teil der angeforderten Menge vorrätig sein, kann sich die Lieferung auf die Anzahl der verfügbaren Einheiten beschränken. Verfügt der Kunde über mehrere offene Rahmenaufträge, wird der Abruf zunächst gegen den ältesten Auftrag verrechnet. Eine einzelne Lieferung kann Produkte aus mehreren Rahmenaufträgen umfassen.

Welche Verpflichtungen sind mit einer Rahmenbestellung verbunden?

Ein Rahmenauftrag ist verbindlich und umfasst eine festgelegte Produktmenge, zu deren Abnahme sich der Kunde verpflichtet. Eine zeitliche Staffelung der Lieferungen führt nicht zu einer Verringerung der Gesamtbestellmenge. Er sollte daher nicht als Nachfrageprognose betrachtet werden, die zu einem späteren Zeitpunkt frei angepasst werden kann. Die Auftragsmenge sollte anhand der realistischsten verfügbaren Daten zu geplanten Produktionsmengen und zum Komponentenverbrauch ermittelt werden.

Einhaltung des Endtermins für die Warenannahme

Der endgültige Liefertermin ist in den Bedingungen der jeweiligen Bestellung festgelegt. Wie dieser Termin festgelegt wird, hängt unter anderem davon ab, ob das Produkt aus dem Lagerbestand von Unisystem verfügbar ist oder zunächst beschafft oder hergestellt werden muss.

Im Rahmen der Geschäftsverhandlungen können individuelle Bedingungen vereinbart und anschließend in das Angebot und die Auftragsbestätigung aufgenommen werden. In diesen Dokumenten sind die für den Auftrag geltenden spezifischen Bedingungen festgelegt. Vor der Auftragserteilung sollte der Kunde daher den Lieferplan und den Endtermin für den Erhalt der gesamten Menge sorgfältig prüfen.

Verantwortung für die Bereitstellung korrekter Informationen

Vor der Auftragserteilung sollte der Kunde die Artikelnummer, die Spezifikation und die Menge des Produkts sorgfältig prüfen. Dies ist insbesondere bei Bauteilen wichtig, die auf der Grundlage der vom Kunden bereitgestellten technischen Unterlagen gefertigt werden.

Gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (GTCS) ist der Kunde für die Richtigkeit der übermittelten technischen Angaben verantwortlich. Diese sollten daher vor der Auftragserteilung sorgfältig geprüft werden. Unisystem führt den Auftrag auf der Grundlage der erhaltenen Spezifikation aus und nimmt nicht bei jeder Bestellung eine vollständige technische Überprüfung vor.

Produktprüfung vor der Erteilung eines größeren Auftrags

Sofern das Produkt bisher noch nicht in dem betreffenden Gerät zum Einsatz gekommen ist, empfiehlt es sich, zunächst Muster zu testen, bevor eine größere Menge bestellt wird. Auf diese Weise lassen sich die optischen, elektrischen, mechanischen und funktionalen Eigenschaften des Produkts in der vorgesehenen Anwendung beurteilen. Nach erfolgreichem Abschluss der Tests kann die jeweilige Artikelnummer für den Einsatz in der Serienfertigung freigegeben werden.

In den Allgemeinen Verkaufsbedingungen von Unisystem sind auch die Bestimmungen für Bestellungen festgelegt, bei denen zuvor keine Muster angefordert wurden. Diese Bestimmungen gelten für Bestellungen von mindestens 10 Stück. In solchen Fällen Der Kunde sollte die Produktbeschreibung und die technischen Daten sorgfältig prüfen. Entsprechen die gelieferten Produkte den zum Zeitpunkt der Bestellung verfügbaren Informationen, verpflichtet sich der Kunde, die gesamte bestellte Menge anzunehmen. .

Sollte der Kunde beschließen, vorab keine Muster zu bestellen und zu testen, kann Unisystem die Bestellung ablehnen, insbesondere wenn ohne vorherige Überprüfung nicht festgestellt werden kann, ob das Produkt für die beabsichtigte Anwendung geeignet ist.

Musterprüfungen sind besonders wichtig bei maßgeschneiderten Lösungen, die speziell für die Anforderungen eines bestimmten Projekts entwickelt wurden. Bevor eine größere Charge produziert wird, muss die endgültige Konfiguration bestätigt und für die Serienfertigung freigegeben werden.

Rahmenaufträge – Vorteile, Risiken und Einschränkungen

Ein Rahmenauftrag kann die Lieferplanung vereinfachen und dazu beitragen, die Verfügbarkeit von Komponenten sicherzustellen, ist jedoch auch mit bestimmten Verpflichtungen verbunden. Die nachstehende Tabelle fasst die wichtigsten Vorteile, Risiken und Einschränkungen zusammen, wobei die Projektphase, die Art der Komponente, die Vorhersehbarkeit der Nachfrage und die Mindestbestellmenge (MOQ) berücksichtigt werden.

Gebiet	Vorteil	Risiko oder Einschränkung
Vorhersehbarkeit der Lieferung	Eine frühzeitige Ermittlung des Bedarfs erleichtert die Planung der Beschaffung und der anschließenden Produktionsläufe.	Ein Plan, der auf ungenauen Prognosen basiert, kann zu Komponentenengpässen oder Überbeständen führen.
Kontinuität der Produktion	Durch die Sicherung einer größeren Menge wird das Risiko verringert, dass eine Schlüsselkomponente nicht mehr verfügbar ist und zu Produktionsausfällen führt.	Eine Rahmenbestellung schließt nicht alle möglichen Verzögerungen aus, einschließlich solcher, die mit der Produktion oder dem Transport zusammenhängen.
Lieferzeit der Bauteile	Diese Regelung erweist sich insbesondere bei Produkten mit langen oder variablen Lieferzeiten als nützlich.	Ist das Bauteil leicht verfügbar und lässt es sich schnell nachbestellen, ist die Vorhaltung eines größeren Pufferbestands möglicherweise weniger gerechtfertigt.
Lieferplan	Die Gesamtmenge kann entsprechend dem voraussichtlichen Verbrauch und den aufeinanderfolgenden Produktionsläufen auf mehrere Lieferungen aufgeteilt werden.	Der Kunde ist verpflichtet, die gesamte bestellte Menge bis zum vereinbarten endgültigen Liefertermin entgegenzunehmen.
Lagerung	Teillieferungen verringern die Anzahl der Komponenten, die der Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrätig halten muss.	Eine verspätete Abholung oder Entgegennahme der Produkte kann zu zusätzlichen Kosten und logistischen Komplikationen führen.
Konfigurationsstabilität	Die Bestellung einer größeren Menge erleichtert es, die gleiche Bauteilversion beizubehalten, insbesondere wenn die Verwendung einer Alternative Konstruktionsänderungen oder zusätzliche Tests erfordern würde.	Änderungen an den technischen Spezifikationen oder am Design des Geräts können dazu führen, dass beim Kunden ungenutzte Lagerbestände verbleiben.
Maßgeschneiderte Lösungen	Ein Rahmenauftrag trägt dazu bei, die Verfügbarkeit eines Displays oder Moduls sicherzustellen, das speziell für die Anforderungen eines bestimmten Projekts entwickelt wurde.	Je stärker eine Lösung auf eine einzelne Anwendung zugeschnitten ist, desto weniger Einsatzmöglichkeiten gibt es, sollten sich die Projektanforderungen ändern.
Lagerfinanzierung	Durch die zeitliche Staffelung der Lieferungen lässt sich der Wareneingang der Komponenten besser an das Produktionstempo anpassen.	Eine verbindliche Bestellung kann Kapital in Produkten binden, die erst zu einem späteren Zeitpunkt genutzt werden.
Operative Flexibilität	Sollte die Nachfrage früher als erwartet steigen, kann der Kunde eine Abrufbestellung einreichen.	Ob eine frühere Lieferung möglich ist, hängt von der aktuellen Produktverfügbarkeit ab.
Projektphase	Diese Vorgehensweise eignet sich gut für stabile Serienprojekte, bei denen die Prototypenentwicklung bereits abgeschlossen ist und der Komponentenverbrauch zuverlässig abgeschätzt werden kann.	Es eignet sich weniger während der Prototypenphase, bevor die Tests abgeschlossen sind oder während die mechanische Konstruktion noch finalisiert wird.
Produktprüfung	Durch die vorherige Prüfung von Mustern kann das Produkt freigegeben werden, bevor eine größere Menge bestellt wird.	Wenn Sie eine Bestellung aufgeben, bevor die Validierung abgeschlossen ist, erhöht sich das Risiko, dass Sie eine Komponente auswählen, die für die beabsichtigte Anwendung ungeeignet ist.
Projektlebenszyklus	In einem stabilen, langfristig angelegten Projekt kann ein Puffer die regelmäßige Produktion über aufeinanderfolgende Zeiträume hinweg gewährleisten.	Ungewisse Absatzmengen, geplante Produktänderungen oder eine unvorhersehbare Projektlaufzeit erhöhen das Risiko, auf ungenutzten Lagerbeständen sitzen zu bleiben.
Mindestbestellmenge und Bestellmenge	Eine Rahmenbestellung kann es erleichtern, die Mindestbestellmenge – also die für eine einzelne Bestellung erforderliche Mindestanzahl an Einheiten – zu erreichen, während die Produkte gleichzeitig über einen längeren Zeitraum hinweg geliefert werden können.	Ist die Nachfrage gering oder unregelmäßig, kann die Mindestbestellmenge dazu führen, dass die Bestellung umfangreicher ausfällt, als es für das Projekt tatsächlich erforderlich ist. Auch bei Standardbestellungen für kleinere Chargen muss die geltende Mindestbestellmenge eingehalten werden.
Preis	Ein größerer Auftrag kann zu günstigeren Preisen und einer besseren Vorhersehbarkeit der Beschaffungskosten führen.	Wird für den gesamten Auftrag ein Preis vereinbart, so bleibt der Kunde an die vereinbarten Geschäftsbedingungen gebunden, auch wenn der Marktpreis des Bauteils zu einem späteren Zeitpunkt sinkt.

So erstellen Sie einen realistischen Lieferplan

Der Lieferplan sollte sich am tatsächlichen Verbrauch der Komponenten orientieren und nicht ausschließlich an einer allgemeinen Absatzprognose für das Endprodukt. Der Produktionsplan kann als Ausgangspunkt dienen, doch sollten auch mögliche Abweichungen und logistische Einschränkungen berücksichtigt werden.

Bevor Sie dem Zeitplan zustimmen, empfiehlt es sich, Folgendes zu prüfen:

• Verbrauch der historischen Komponenten,
• geplante Losgrößen,
• aktuelle Lagerbestände,
• der Mindestsicherheitsbestand,
• die voraussichtliche Lieferzeit für die nächste Bestellung,
• saisonale Schwankungen bei Produktion und Absatz,
• verfügbare Speicherkapazität,
• die optimale Menge für jede Lieferung,
• die voraussichtliche Projektlaufzeit,
• das Risiko von Konstruktionsänderungen.

Eine vereinfachte Bedarfsberechnung kann einen nützlichen Ausgangspunkt bieten:

Die daraus resultierende Schätzung sollte anschließend anhand der Lieferzeit der Komponenten, der Standardverpackungsmengen, des Produktionsplans und etwaiger zu erwartender Änderungen am Projekt überprüft werden.

Sicherheitsmarge

Jeder Lieferplan sollte eine Sicherheitsmarge enthalten. Deren Höhe hängt von Faktoren wie der Vorlaufzeit der Komponenten, der Nachfrageschwankung und dem akzeptablen Risikoniveau ab.

Bei der Festlegung der Puffermenge ist es wichtig, das richtige Gleichgewicht zu finden, da sowohl eine zu niedrige als auch eine zu hohe Schätzung negative Auswirkungen auf das Projekt haben kann:

• Ein zu kleiner Puffer erhöht das Risiko von Komponentenengpässen, die zu Verzögerungen oder zum Stillstand der Produktion führen können. Dies kann beispielsweise aufgrund von Produktionsausfällen, eines plötzlichen Anstiegs der Nachfrage oder von Transportverzögerungen geschehen.
• Ein zu großer Puffer kann Kapital binden und dazu führen, dass der Kunde auf ungenutzten Lagerbeständen sitzen bleibt, insbesondere wenn das Projekt geändert, reduziert oder früher als erwartet abgeschlossen wird.

Um das richtige Gleichgewicht zu finden, empfiehlt es sich, mehrere mögliche Szenarien zu berücksichtigen, darunter eine Nachfrage, die unter, im Rahmen oder über der Prognose liegt. Auf diese Weise lässt sich einschätzen, wie sich Änderungen des Produktionstempos auf die Puffermenge und den Lieferplan auswirken würden. Der Zeitplan sollte anschließend regelmäßig mit dem aktuellen Produktionsplan abgeglichen werden, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und mögliche Anpassungen mit dem Lieferanten zu besprechen. Allerdings, Änderungen am Produktionsplan haben nicht automatisch Auswirkungen auf die Bedingungen eines bestätigten Auftrags. Jede Änderung des Liefertermins oder der Liefermenge muss im Voraus vereinbart werden.

Häufige Fehler bei der Planung von Rahmenaufträgen

Bei der Planung eines Rahmenauftrags ist es wichtig, nicht nur die Gesamtmenge, sondern auch den Lieferplan, die Projektphase und die Kommunikation mit dem Lieferanten zu berücksichtigen. Zu den Fehlern, die bei der Auftragsabwicklung am ehesten zu Problemen führen, gehören die folgenden:

• Betrachtet man den Auftrag als unverbindliche Prognose, so umfasst ein Rahmenauftrag eine bestimmte Produktmenge. Die Möglichkeit, die Lieferung in Teillieferungen zu erhalten, berechtigt den Kunden nicht dazu, die noch ausstehende Menge zu stornieren, falls die tatsächliche Produktionsmenge geringer ausfällt als erwartet.
• Die Bestellung einer zu großen Menge – ein übermäßiger Sicherheitspuffer kann dazu führen, dass der Kunde auf Bauteile sitzt bleibt, die nicht mehr verwendet werden können, bevor sich das Projekt ändert oder die Produktion des Geräts eingestellt wird. Die Bestellmenge sollte sich eher am realistischen Bedarf als an der optimistischsten Absatzprognose orientieren.
• Auftragserteilung vor der Validierung – die Erteilung eines Großauftrags, bevor das Produkt getestet wurde, erhöht das Risiko, dass Probleme erst nach Produktionsbeginn zutage treten. Dies gilt insbesondere für Lösungen, die zur Erfüllung individueller Anforderungen entwickelt wurden.
• Die Nichtberücksichtigung des endgültigen Liefertermins – eine zeitliche Staffelung der Lieferungen bedeutet nicht, dass die Produkte unbegrenzt gelagert werden können. Der Zeitplan muss es ermöglichen, die gesamte Menge bis zum vereinbarten endgültigen Liefertermin in Empfang zu nehmen.
• Zu späte Benachrichtigung des Lieferanten über Änderungen – wird der Produktionsplan vorverlegt oder verschoben, sollte der Lieferant so früh wie möglich darüber informiert werden. Eine Abrufbestellung kann genutzt werden, um eine frühere Lieferung anzufordern; ob diese jedoch erfüllt werden kann, hängt von der Produktverfügbarkeit ab.
• Wird eine Abrufanforderung nicht eindeutig identifiziert – d.  h., eine Nachricht, in der eine vorzeitige Lieferung angefordert wird, sollte eindeutig auf den jeweiligen Rahmenvertrag verweisen, auf den sie sich bezieht –, kann sie andernfalls als neuer Auftrag behandelt werden.
• Die Nichtberücksichtigung von Standardverpackungsmengen – elektronische Bauteile werden häufig in festgelegten Verpackungsmengen geliefert. Die einzelnen Liefermengen sollten nach Möglichkeit an diese angepasst werden, um die Logistik zu vereinfachen und das Aufteilen von Verpackungen zu vermeiden.

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Ein Rahmenauftrag kann die Lieferungen zwar besser planbar machen, ist jedoch kein Ersatz für eine solide Planung. Seine Wirksamkeit hängt von der Genauigkeit der Bedarfsprognosen, der Stabilität der Produktspezifikation und einem gut ausgearbeiteten Lieferplan ab. Diese Vorgehensweise kann insbesondere bei Projekten mit Displays, Touchpanels und Modulen, die auf individuelle Anforderungen zugeschnitten sind, von großem Nutzen sein, da sie die Abhängigkeit von Last-Minute-Einkäufen verringert und die Abstimmung der Lieferungen mit aufeinanderfolgenden Produktionsläufen erleichtert.

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