Polityka monitoringu

PRZEPISY DOTYCZĄCE KORZYSTANIA Z SYSTEMU MONITORINGU WIDEO W UNISYSTEM Sp. z o.o.

1. Postanowienia ogólne:

Przepisy te definiują zasady właściwego zarządzania systemem monitoringu wideo w UNISYSTEM Sp. z o.o., ul. Nowy Świat 36, 80-299 Gdańsk.

2. Definicje:

• Kontroler Danych Osobistych (PDC) – UNISYSTEM Sp. z o.o. (znany również jako Spółka), reprezentowany przez Prezesa Rady Zarządzającej. Z definicji Kontroler Danych Osobowych jest organem, jednostką organizacyjną, podmiotem lub osobą, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania oraz odpowiada za ochronę przetworzonych danych osobowych.
• Administrator systemu nadzoru – osoba odpowiedzialna za utrzymanie i naprawę systemu monitoringu wideo, który obejmuje kamery oraz cyfrowy rejestrator wideo.
• Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub identyfikowalnej osoby fizycznej. W przypadku nadzoru jest to wizerunek i sposób zachowania.
• Osoba upoważniona – osoba z osobistą autoryzacją lub podmiot posiadający umowę o przetwarzaniu danych w imieniu kontrolera w zakresie monitoringu wideo.
• Obszar monitorowany – obszar objęty zasięgiem urządzeń do nagrywania obrazu w systemie nadzoru.
• Projekt systemu monitoringu wideo – dokument zawierający plan umieszczenia kamer rejestrujących obraz w systemie monitoringu.
• Podręcznik zarządzania systemem monitoringu wideo – dokument określający zasady zarządzania, w tym bezpieczeństwo, dostęp i udostępnianie nagrań z systemu monitoringu wideo z upoważnionymi podmiotami.

3. Cel nadzoru:

Prowadzimy monitoring wideo w UNISYSTEM Sp. z o.o. w celu: a) zapewnienia bezpieczeństwa, zdrowia i życia naszych pracowników, współpracowników, klientów, wykonawców oraz innych osób przebywających na terenie obiektu monitorowanym przez Kontrolera Danych Osobowych, b) zabezpieczenia ruchomości i nieruchomości na terenie monitorowanej przez Kontrolera Danych Osobowych, w tym wykrywania przypadków naruszeń prawa, zapobieganie kradzieży, przemocy, zniszczeniom i aktom wandalizmu. c) nadzorować bezpieczeństwo pracowników, współpracowników, klientów, wykonawców oraz innych osób obecnych na terenie kompleksu UNISYSTEM Sp. z o.o.

4. Forma nadzoru:

Korzystamy z monitoringu wideo w postaci kamer umożliwiających rejestrowanie zdjęć osób przebywających na terenie UNISYSTEM Sp. z o.o. Kamery systemu monitoringu firmy znajdują się wewnątrz i na zewnątrz budynku. Zarówno przestrzeń zewnętrzna, jak i pomieszczenia, w których zainstalowano kamery, są wyraźnie oznaczone piktogramami i tablicami informacyjnymi. Piktogramy umieszczane są przy wszystkich wejściach do monitorowanego obszaru. Obszar monitorowany obejmuje także części kompleksu spółek dzierżawionych i zarządzanych przez RIVERDI Sp. z o.o. Zakres współpracy w zakresie zarządzania systemem nadzoru oraz wzajemnej odpowiedzialności firm został określony w odpowiednim porozumieniu pomiędzy UNISYSTEM Sp. z o.o. a RIVERDI Sp. z o.o.

5. Zakres przetwarzanych danych osobowych: Zakres informacji przetwarzanych w związku z obrazem zarejestrowanym przez urządzenie nadzoru na złożonych budynkach firmy obejmuje: a) obraz osób fizycznych, b) zachowanie osób, których obraz został zarejestrowany przez urządzenie do nagrywania obrazu, c) czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem wideo. d) numer rejestracyjny pojazdu wjeżdżającego do kompleksu oraz obszaru przylegającego do budynków objętych monitoringiem wideo.

6. Obszary monitorowane i wykluczone:

Obszar objęty monitoringiem wideo:

• Strefy manewrowe, strefy parkingowe i trasy komunikacyjne wokół budynków kompleksu firmy.
• Schody, korytarze i wewnętrzne szlaki komunikacyjne.
• Pomieszczenia produkcyjne, załadunkowe, rozładunkowe i magazynowe.
• Strefy pakowania.
• Stanowiska wymagające specjalnego nadzoru. Obszary wyłączone z nadzoru:
• Szatnie i przebieralnie.
• Pokoje przeznaczone do rekreacji i odpoczynku pracowników.
• Obiekty higieniczne i sanitarne.

7. Okres retencji i współdzielenie:

W UNISYSTEM Sp. z o.o. ustalane są następujące warunki przechowywania i udostępniania: a. Nagrania z monitoringu wideo są przetwarzane wyłącznie w celach, do których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nie przekraczający trzech miesięcy, zgodnie z art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeksu cywilnego (Journal of Laws of 1964, nr 16, pozycja 93), czyli 90 dni. b. Okres ten może być przedłużony o okresy wynikające z obowiązków prawnych lub w celu ochrony praw Administratora Danych Osobowych lub osób trzecich, w tym w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Po upływie okresu zbierania i przetwarzania zebrane dane są trwale niszczone. c. Nagrania mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom upoważnionym do pozyskiwania danych osobowych na podstawie przepisów prawnych (na podstawie pisemnego wniosku) oraz upoważnionym pracownikom.

8. Bezpieczeństwo danych w nadzorie:

Aby zapewnić bezpieczeństwo, poufność i integralność danych zapisanych w systemie nadzoru, zapewnione są następujące elementy: a. Wdrażanie odpowiednich rozwiązań technicznych. b. Zabezpieczenie urządzeń oraz pomieszczenia, w którym przechowywane są dane, przed dostępem osób nieupoważnionych. c. Zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa fizycznego.

9. Prawa osób, których wizerunek został zarejestrowany:

Osoby, których dane znajdują się w materiałach uzyskanych w wyniku nadzoru, mają prawo: a) wnioskować o dostęp do danych – w granicach art. 15 ROD, b) wnioskować o naprawę danych – w granicach art. 16 ROD, c) żądać usunięcia danych – w granicach art. 17 ROD, d) wnioskować o ograniczenie czynności przetwarzania – w granicach art. 18 ROD, e) sprzeciw wobec przetwarzania danych – w granicach art. 21 ROD, f) przenośność danych, w tym uzyskanie ich kopii – w granicach art. 20 ROD.

Osoba objęta osobami ma również prawo złożyć skargę dotyczącą przetwarzania swojego zdjęcia do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Wszystkie te prawa są szczegółowo omówione w artykułach 15–20 RODO, którego tekst jest dostępny pod adresem:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:L:2016:119:TOC

Nie planujemy przekazywać danych osobowych zarejestrowanych przez system monitoringu wideo do kraju trzeciego ani organizacji międzynarodowej. Zarejestrowane dane nie podlegają profilowaniu i są przeglądane wyłącznie w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia prawa lub regulaminu wewnętrznego w UNISYSTEM Sp. z o.o., albo w związku ze złożoną skargą.

10. Podstawa prawna:

a) Art. 222 § 7 i 8 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj. Dziennik Ustaw z 2023 roku, pozycja 1465, z późniejszymi zmianami). b) Art. 6(1)(f) rozporządzenia (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych oraz o uchyleniu dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej), L 119/1 z 4 maja 2016) – uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych. c) Art. 6(1)(c) rozporządzenia (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych oraz o uchyleniu dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej), L 119/1 z 4 maja 2016) – przetwarzanie jest konieczne do spełnienia prawnego obowiązku, któremu podlega Kontroler Danych Osobowych.