Les commandes-cadres dans le secteur de l’électronique : comment garantir la disponibilité des composants et optimiser les livraisons

Qu’est-ce qu’une commande globale ?

Conformément aux Conditions générales de vente d’Unisystem, une commande-cadre permet aux clients de s’assurer l’approvisionnement d’une quantité plus importante de produits et d’en recevoir les livraisons par lots à des dates ultérieures. Le client commande la totalité de la quantité convenue, tandis que le calendrier des livraisons individuelles et la date de livraison finale sont fixés en fonction de son plan de production.

Par exemple, un fabricant d’appareils peut commander 3 000 écrans dans le cadre d’un programme de production annuel. Au lieu de recevoir la totalité de la quantité en une seule fois, il peut organiser six livraisons de 500 unités chacune, programmées en fonction de la consommation prévue de ce composant.

Une commande-cadre est contraignante. Elle porte sur une quantité déterminée de produits que le client s’engage à réceptionner dans les délais convenus.

Pourquoi les commandes-cadres sont-elles importantes dans le secteur de l’électronique ?

Les composants électroniques ne sont pas toujours disponibles dans des délais très courts ; il est donc nécessaire de planifier les livraisons bien à l’avance. Avant qu’un produit ne parvienne au client, il peut être nécessaire de commander les matériaux, puis de passer par les étapes de production et de contrôle qualité, ainsi que par le transport et le dédouanement. Parallèlement, de nombreux projets exigent qu’une configuration spécifique des composants reste inchangée tout au long de la période de production. Cela revêt une importance particulière pour les écrans, où la modification d’un seul élément peut avoir des répercussions sur :

• les performances optiques du dispositif,
• la manière dont l’écran est piloté,
• la conception mécanique,
• l’emplacement et la conception des connecteurs,
• compatibilité électromagnétique,
• commande par écran tactile,
• le logiciel et l’interface utilisateur,
• les résultats des tests effectués précédemment.

Pour les solutions sur mesure, le nombre de dépendances est encore plus important. Un produit peut associer un écran à une dalle tactile dédiée, une vitre de protection, un FPC modifié, une électronique de commande ou des composants mécaniques. Une telle configuration ne peut généralement pas être remplacée par n’importe quel composant offrant une taille d’écran et une résolution similaires.

Une ordonnance générale peut donc répondre à deux objectifs. Ce système permet d’organiser la logistique et les calendriers de livraison, tout en contribuant à garantir la disponibilité du produit spécifique nécessaire au maintien de la continuité de la production.

Comment fonctionne une commande-cadre chez Unisystem ?

Pour honorer une commande-cadre, il est nécessaire de convenir à la fois de la quantité totale de produits et d’un calendrier de livraison. Conformément aux CGV, une commande-cadre ne peut être acceptée qu’une fois que le calendrier de livraison et la date limite de réception de la totalité de la quantité ont été précisés.

Évaluation de la demande

La première étape consiste à estimer la demande totale pour ce composant. Le client doit préciser :

• le produit ou la solution faisant l’objet de la commande,
• la quantité totale,
• la consommation prévue pour chaque période,
• les quantités requises pour chaque livraison,
• les dates de livraison souhaitées,
• la date limite de réception de la totalité de la quantité.

Convenir du calendrier de livraison

Le calendrier précise la manière dont la quantité totale sera répartie en livraisons individuelles. Il peut prévoir des lots réguliers livrés tous les mois, tous les trimestres ou tous les six mois, mais il peut également être adapté à un plan de production irrégulier.

Confirmation de commande

Unisystem formalise ensuite la commande passée par le client dans un document précisant les conditions d’exécution, appelé « confirmation de commande ». Ce document énonce les principales conditions, notamment le prix, le montant total de la commande, le lieu et le mode de livraison, ainsi que les conditions de paiement. Le contrat est conclu dès que le client reçoit ce document.

Dès réception de la confirmation de commande, le client est invité à vérifier attentivement la désignation du produit, la quantité, le prix et le montant total de la commande, le calendrier de livraison, la date de livraison finale, les coordonnées de l’entreprise, l’adresse de livraison et les conditions de paiement. Si une disposition diffère des accords antérieurs ou des informations fournies dans la commande, cette divergence doit être signalée au représentant commercial afin qu’elle puisse être clarifiée et que les informations correctes soient confirmées.

Préparation ou approvisionnement des produits

Le processus de traitement des commandes dépend du type de produit. Dans le cas d’une solution standard, cela peut impliquer de passer commande auprès du fabricant.

Pour les solutions sur mesure, le processus peut également inclure :

• commander des composants de base,
• la mise au point d’un écran tactile dédié,
• la fabrication du verre de protection,
• en modifiant le câble de raccordement,
• en intégrant des composants électroniques et mécaniques supplémentaires.

Dans de tels cas, le calendrier de livraison doit tenir compte de l’intégralité du délai nécessaire à la mise au point de la solution.

Livraisons conformément au calendrier convenu

Les produits faisant l’objet d’une commande-cadre sont livrés conformément au calendrier convenu. Toutes les livraisons doivent être effectuées avant la date limite de livraison indiquée.

Il est important de noter que les dates indiquées dans la confirmation de commande sont données à titre indicatif. Elles peuvent être modifiées en raison de facteurs tels que l’allongement des délais de production, la disponibilité limitée des composants ou des retards de transport. Si tel est le cas, nous informons le client de la nouvelle date de livraison estimée.

Qu’est-ce qu’un appel de livraison dans le cadre d’une commande-cadre ?

Un « call-off » désigne la demande d’un client visant à ce que des produits couverts par une commande-cadre soient livrés plus tôt que prévu. Cette option peut être utilisée, par exemple, lorsque la production est avancée, qu’une demande supplémentaire survient ou que le stock de composants s’épuise plus rapidement que prévu.

Pour qu’une demande soit traitée comme une commande ponctuelle, elle doit clairement indiquer la commande-cadre à laquelle elle se rapporte. Le client doit donc fournir le numéro de commande, le code ou le nom du produit, la quantité requise, la date de livraison souhaitée ainsi que l’adresse de livraison si celle-ci diffère de celle convenue précédemment.

La possibilité d’honorer la commande sur appel conformément à la demande dépend de la disponibilité des produits. Si seule une partie de la quantité demandée est actuellement en stock, la livraison peut être limitée au nombre d’unités disponibles. Si le client dispose de plusieurs commandes-cadres en cours, la commande sur appel est d’abord honorée en priorité par rapport à la commande la plus ancienne. Une même livraison peut inclure des produits provenant de plusieurs commandes-cadres.

Quelles sont les obligations liées à une ordonnance générale ?

Une commande-cadre est contraignante et porte sur une quantité déterminée de produits que le client s’engage à réceptionner. Le fait d’étaler les livraisons dans le temps ne réduit pas la quantité totale commandée. Elle ne doit donc pas être considérée comme une prévision de la demande pouvant être librement ajustée ultérieurement. La quantité commandée doit être déterminée à partir des données disponibles les plus réalistes concernant les volumes de production prévus et la consommation de composants.

Respecter la date limite de prise de livraison

La date limite de livraison est précisée dans les conditions générales de chaque commande. La manière dont cette date est fixée peut dépendre, entre autres, du fait que le produit soit disponible en stock chez Unisystem ou qu’il doive d’abord être approvisionné ou fabriqué.

Certaines conditions particulières peuvent être convenues lors des négociations commerciales, puis intégrées au devis et à la confirmation de commande. Ces documents précisent les conditions spécifiques applicables à la commande. Avant de passer commande, le client doit donc examiner attentivement le calendrier de livraison et la date limite de réception de la totalité de la quantité commandée.

Responsabilité quant à la fourniture d’informations exactes

Avant de passer commande, le client doit vérifier attentivement la référence, les caractéristiques techniques et la quantité du produit. Ceci est particulièrement important pour les composants fabriqués sur la base de la documentation technique fournie par le client.

Conformément aux CGV, le client est responsable de l’exactitude des informations techniques fournies. Celles-ci doivent donc être soigneusement vérifiées avant la passation de la commande. Unisystem exécute la commande sur la base du cahier des charges reçu et ne procède pas à chaque fois à une vérification technique complète de celui-ci.

Vérification du produit avant de passer une commande plus importante

Si le produit n’a jamais été utilisé auparavant dans l’appareil concerné, il est conseillé de commencer par tester des échantillons avant de commander une quantité plus importante. Cela permet d’évaluer ses performances optiques, électriques, mécaniques et fonctionnelles dans le cadre de l’application prévue. Une fois les essais menés à bien, la référence spécifique peut être validée pour une utilisation en production en série.

Les conditions générales de vente d’Unisystem définissent également les règles applicables aux commandes passées sans qu’aucun échantillon n’ait été commandé au préalable. Ces règles s’appliquent aux commandes d’au moins 10 unités. Dans ce cas, Le client est tenu de prendre connaissance attentivement de la description du produit et des caractéristiques techniques. Si les produits livrés sont conformes aux informations disponibles au moment de la commande, le client s’engage à réceptionner la totalité de la quantité commandée. .

Si le client décide de ne pas commander ni tester d’échantillons au préalable, Unisystem se réserve le droit de refuser la commande, notamment lorsqu’il n’est pas possible de déterminer si le produit conviendra à l’application prévue sans vérification préalable.

Les essais sur échantillons revêtent une importance particulière pour les solutions sur mesure conçues afin de répondre aux exigences d’un projet spécifique. Avant la production d’un lot plus important, la configuration finale doit être validée et approuvée en vue de la production en série.

Commandes ouvertes : avantages, risques et limites

Une commande globale peut simplifier la planification des livraisons et contribuer à garantir la disponibilité des composants, mais elle implique également des engagements spécifiques. Le tableau ci-dessous résume les principaux avantages, risques et limites, en tenant compte de la phase du projet, de la nature du composant, de la prévisibilité de la demande et de la quantité minimale de commande (MOQ).

Zone	Avantage	Risque ou restriction
Prévisibilité des livraisons	Définir la demande à l’avance facilite la planification des achats et des cycles de production qui s’ensuivent.	Un plan fondé sur des prévisions inexactes peut entraîner des pénuries de composants ou des excédents de stock.
Continuité de la production	En vous approvisionnant en plus grande quantité, vous réduisez le risque qu’un composant essentiel vienne à manquer et entraîne un arrêt de production.	Une commande globale n’élimine pas tous les retards potentiels, notamment ceux liés à la production ou au transport.
Délai de livraison des composants	Cette formule est particulièrement utile pour les produits dont les délais de livraison sont longs ou variables.	Si le composant est facilement disponible et peut être commandé à nouveau rapidement, le maintien d’un stock tampon plus important peut s’avérer moins justifié.
Calendrier de livraison	La quantité totale peut être répartie en plusieurs livraisons, en fonction de la consommation prévue et des cycles de production successifs.	Le client est tenu de réceptionner la totalité de la quantité commandée avant la date de livraison finale convenue.
Stockage	Les livraisons échelonnées permettent de réduire le nombre de composants que le client doit stocker à un moment donné.	Tout retard dans l’enlèvement ou la réception des produits peut entraîner des frais supplémentaires et des complications logistiques.
Stabilité de la configuration	Commander une plus grande quantité permet de conserver plus facilement la même version du composant, en particulier lorsque le recours à une alternative impliquerait des modifications de conception ou des essais supplémentaires.	Toute modification apportée aux spécifications ou à la conception de l’appareil peut entraîner la constitution de stocks inutilisés chez le client.
Solutions sur mesure	Une commande-cadre permet de garantir la disponibilité d’un écran ou d’un module conçu pour répondre aux exigences d’un projet spécifique.	Plus une solution est spécifiquement adaptée à une application donnée, moins il y a de possibilités de la réutiliser si les exigences du projet évoluent.
Financement des stocks	L’étalement des livraisons dans le temps permet de mieux adapter la réception des composants au rythme de production.	Une commande ferme peut immobiliser des capitaux dans des produits qui ne seront utilisés qu’à une date ultérieure.
Flexibilité opérationnelle	Si la demande augmente plus tôt que prévu, le client peut soumettre une demande d’appel de livraison.	La possibilité d’une livraison anticipée dépend de la disponibilité actuelle du produit.
Phase du projet	Ce mode de fonctionnement convient particulièrement aux projets de production en série stables, pour lesquels la phase de prototypage est terminée et où la consommation de composants peut être estimée de manière fiable.	Cette méthode est moins adaptée lors de la phase de prototypage, avant que les essais ne soient terminés ou tant que la conception mécanique n’est pas encore finalisée.
Vérification du produit	Le fait de tester des échantillons au préalable permet de valider le produit avant de passer commande pour une quantité plus importante.	Passer une commande avant que la validation ne soit terminée augmente le risque de choisir un composant qui ne convient pas à l’application prévue.
Cycle de vie d’un projet	Dans le cadre d’un projet stable et à long terme, une réserve peut permettre d’assurer une production régulière sur des périodes successives.	L’incertitude quant aux volumes de vente, les changements prévus au niveau des produits ou une durée de vie imprévisible du projet augmentent le risque de se retrouver avec des stocks inutilisés.
Quantité minimale de commande et quantité commandée	Une commande globale peut faciliter le respect de la quantité minimale de commande (MOQ), c’est-à-dire le nombre minimum d’unités requis pour une seule commande, tout en permettant la livraison des produits de manière échelonnée.	Si la demande est faible ou irrégulière, la quantité minimale de commande (MOQ) peut entraîner une commande plus importante que ce dont le projet a réellement besoin. Les commandes standard portant sur des lots plus petits doivent également respecter la quantité minimale applicable.
Prix	Une commande plus importante peut vous permettre de bénéficier de tarifs plus avantageux et d’une meilleure prévisibilité des coûts d’achat.	Si un prix a été convenu pour l’ensemble de la commande, le client reste lié par les conditions commerciales convenues, même si le prix du marché du composant venait à baisser ultérieurement.

Comment établir un calendrier de livraison réaliste

Le calendrier de livraison doit être établi en fonction de la consommation réelle des composants plutôt que sur la seule base d’une prévision générale des ventes du produit fini. Le plan de production peut servir de point de départ, mais il convient également de tenir compte des variations éventuelles et des contraintes logistiques.

Avant de valider le calendrier, il est conseillé d’analyser :

• consommation historique des composants,
• les tailles prévues des lots de production,
• les niveaux actuels des stocks,
• le stock de sécurité minimum,
• le délai de livraison prévu pour la prochaine commande,
• les fluctuations saisonnières de la production et des ventes,
• capacité de stockage disponible,
• la quantité optimale pour chaque livraison,
• la durée de vie prévue du projet,
• le risque lié aux modifications de conception.

Un calcul simplifié de la demande peut constituer un point de départ utile :

L’estimation ainsi obtenue doit ensuite être vérifiée au regard des délais d’approvisionnement des composants, des quantités unitaires standard, du calendrier de production et de toute modification prévue du projet.

Marge de sécurité

Tout calendrier de livraison doit prévoir une marge de sécurité. Son ampleur dépend de facteurs tels que le délai d’approvisionnement des composants, la variabilité de la demande et le niveau de risque acceptable.

Lors de la détermination de la marge de sécurité, il est important de trouver le juste équilibre, car tant une sous-estimation qu’une surestimation de celle-ci peuvent avoir des répercussions négatives sur le projet :

• Une réserve trop faible augmente le risque de pénurie de composants, ce qui peut retarder ou interrompre la production. Cela peut se produire, par exemple, en raison de baisses de production, d’une hausse soudaine de la demande ou de retards de transport.
• Une marge de sécurité trop importante peut immobiliser des capitaux et laisser le client avec des stocks inutilisés, notamment si le projet est modifié, revu à la baisse ou achevé plus tôt que prévu.

Pour trouver le juste équilibre, il est conseillé d’envisager plusieurs scénarios possibles, notamment une demande inférieure, conforme ou supérieure aux prévisions. Cela permet d’évaluer l’impact que des variations du rythme de production auraient sur la quantité de réserve et le calendrier de livraison. Le calendrier doit ensuite être régulièrement comparé au plan de production en cours afin d’identifier les écarts à un stade précoce et de discuter des ajustements éventuels avec le fournisseur. Toutefois, Les modifications apportées au plan de production n’entraînent pas automatiquement une modification des conditions d’une commande confirmée. Toute modification de la date de livraison ou de la quantité doit faire l’objet d’un accord préalable.

Erreurs courantes lors de la planification des commandes globales

Lors de la planification d’une commande-cadre, il est important de prendre en compte non seulement la quantité totale, mais également le calendrier de livraison, l’état d’avancement du projet et la communication avec le fournisseur. Les erreurs suivantes comptent parmi celles qui sont les plus susceptibles d’entraîner des problèmes lors de l’exécution de la commande :

• Considérez cette commande comme une prévision non contraignante: une commande globale porte sur une quantité déterminée de produits. La possibilité de les recevoir par lots ne permet pas au client d’annuler la quantité restante si la production effective s’avère inférieure aux prévisions.
• Commander une quantité trop importante: une marge de sécurité excessive peut laisser le client avec des composants qu’il ne pourra pas utiliser avant que le projet ne soit modifié ou que la production de l’appareil ne prenne fin. La quantité commandée doit refléter une demande réaliste plutôt que les prévisions de ventes les plus optimistes.
• Passer une commande avant validation: passer une commande importante avant d’avoir testé le produit augmente le risque que des problèmes n’apparaissent qu’une fois la production lancée. Cela vaut tout particulièrement pour les solutions développées pour répondre à des besoins spécifiques.
• Ne pas tenir compte de la date limite de livraison: le fait d’étaler les livraisons dans le temps ne signifie pas que les produits peuvent être stockés indéfiniment. Le calendrier doit permettre la réception de la totalité de la quantité avant la date limite de livraison convenue.
• Informer le fournisseur trop tardivement des changements: si le calendrier de production est avancé ou reporté, le fournisseur doit en être informé dès que possible. Une demande d’appel de livraison peut être utilisée pour solliciter une livraison anticipée, mais la possibilité d’y donner suite dépend de la disponibilité des produits.
• Si une demande d’appel de commande n’est pas clairement identifiée – c’est-à-dire qu’un message demandant une livraison anticipée doit clairement indiquer la commande-cadre spécifique à laquelle il se rapporte –, elle risque d’être traitée comme une nouvelle commande.
• Ne pas tenir compte des quantités standard par emballage: les composants électroniques sont souvent fournis en quantités spécifiques par emballage. Les quantités livrées individuellement doivent, dans la mesure du possible, correspondre à ces quantités afin de simplifier la logistique et de limiter la nécessité de diviser les emballages.

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Une commande-cadre peut rendre les livraisons plus prévisibles, mais elle ne saurait se substituer à une planification rigoureuse. Son efficacité dépend de la précision des prévisions de la demande, de la stabilité du cahier des charges du produit et d’un calendrier de livraison bien préparé. Ce type d’accord peut s’avérer particulièrement utile pour les projets impliquant des écrans, des écrans tactiles et des modules adaptés à des besoins spécifiques, car il réduit le recours aux achats de dernière minute et facilite la coordination des livraisons avec les cycles de production successifs.

Vous envisagez de lancer une production en série et souhaitez vous assurer de la disponibilité des écrans ou d’autres composants ? Contactez notre équipe. En fonction du cahier des charges de la solution, de la demande prévue et du plan de production, nous vous aiderons à choisir le modèle de livraison le plus adapté.