REGULAMIN MONITORINGU

REGULAMIN STOSOWANIA SYSTEMU MONITORINGU WIZYJNEGO
W UNISYSTEM Sp. z o.o.

Postanowienia Ogólne:

Niniejszy regulamin określa zasady właściwego zarządzania systemem monitoringu wizyjnego w UNISYSTEM Sp. z o.o., ul. Nowy Świat 36,
80-299 Gdańsk.

Definicje:

• Administrator Danych Osobowych (ADO) – to UNISYSTEM Sp. z o.o. (zwana także Spółką), reprezentowana przez Prezesa Zarządu. Administrator Danych Osobowych, z definicji, to organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydująca o celach, środkach przetwarzania oraz odpowiadająca za ochronę przetwarzanych danych osobowych.
• Administrator Systemu Monitoringu – osoba której zlecono konserwację oraz naprawę systemu monitoringu wizyjnego w skład którego wchodzą kamery oraz rejestrator cyfrowy.
• Dane Osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. W przypadku monitoringu jest to wizerunek oraz sposób zachowania się.
• Osoba upoważniona – Osoba posiadająca imienne upoważnienie lub podmiot posiadający umowę powierzenia przetwarzania danych w imieniu administratora w zakresie monitoringu wizyjnego.
• Obszar Monitoringu – Obszar objęty polem zasięgu urządzeń rejestrujących obraz w systemie monitoringu.
• Projekt systemu monitoringu wizyjnego – dokument zawierający plan rozmieszczenia kamer rejestrujących obraz w systemie monitoringu.
• Instrukcja Zarządzania Systemem Monitoringu Wizyjnego – dokument definiujący zasady zarządzania w tym zabezpieczenia, dostępu oraz udostępniania podmiotom uprawnionym zapisów z systemu monitoringu wizyjnego.

Cel stosowania monitoringu:

Prowadzimy monitoring wizyjny w UNISYSTEM Sp. z o.o., w celu:

1. zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony zdrowia i życia naszych pracowników, współpracowników, klientów, kontrahentów oraz innych osób znajdujących się na terenie monitorowanym przez Administratora Danych Osobowych,
2. zabezpieczenia mienia ruchomego i nieruchomego na terenie monitorowanym przez Administratora Danych Osobowych, w tym wykrywania przypadków łamania prawa, zapobiegania kradzieżom, przemocy, dewastacjom i aktom wandalizmu.
3. nadzoru nad bezpieczeństwem pracowników, współpracowników, klientów, kontrahentów oraz innych osób przebywających na terenie kompleksu UNISYSTEM Sp. z o.o.

Forma monitoringu:

Stosujemy monitoring wizyjny w postaci kamer umożliwiających nagrywanie wizerunku osób znajdujących się na terenie UNISYSTEM Sp. z o.o. Kamery systemu monitoringu należącego do firmy zostały rozlokowane wewnątrz oraz na zewnątrz budynku. Zarówno teren zewnętrzny jak i pomieszczenie, w których zainstalowane zostały kamery, posiadają wyraźne oznaczenie w postaci piktogramów oraz napisów informacyjnych. Piktogramy umieszczone są przy wszystkich wejściach do obszaru objętego monitoringiem. Monitoringiem objęto także obszary kompleksu firmowego, wynajęte i administrowane przez firmę RIVERDI Sp. z o.o. Zakres współpracy, w zakresie administrowania systemem monitoringu oraz wzajemnej odpowiedzialności firm, określono w stosownym porozumieniu między firmami UNISYSTEM Sp. z o.o. oraz RIVERDI Sp. z o.o.

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

Zakres przetwarzanych informacji w powiązaniu z wizerunkiem utrwalonym na urządzeniu monitorującym budynki kompleksu firmy, obejmuje:

1. wizerunek osób fizycznych,
2. sposób zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym obraz,
3. czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem wizyjnym.
4. numer rejestracyjny pojazdu wjeżdżającego na teren kompleksu oraz teren przyległy do budynków objętych monitoringiem wizyjnym.

Obszar objęty monitoringiem oraz pomieszczenia wyłączone:

Obszar objęty monitoringiem wizyjnym:

• Plac manewrowy, strefy parkingowe i ciągi komunikacyjne wokół budynków kompleksu firmowego.
• Klatki schodowe, korytarze oraz wewnętrzne ciągi komunikacyjne.
• Pomieszczenia produkcyjne, załadunkowe, rozładunkowe i magazynowe.
• Strefy pakowalnie.
• Stanowiska pracy wymagające szczególnego nadzoru.

Obszar wyłączony z monitoringu:

• Szatnie i przebieralnie.
• Pomieszczenia przeznaczone do rekreacji i odpoczynku pracowników.
• Pomieszczenia higieniczno-sanitarne.

Czas przechowywania i udostępnianie:

W UNISYSTEM Sp. z o.o. ustala się następujące warunki przechowywania oraz udostępniania:

1. Zapisy z monitoringu wizyjnego są przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywane są przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy, zgodnie z Art. 114 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ) czyli 90 dni.
2. Czas ten może zostać wydłużony o okresy wynikające z obowiązków ustawowych lub w celu ochrony praw Administratora Danych Osobowych albo osób trzecich, w tym w celu dochodzenia roszczeń bądź obrony przed nimi. Po upływie okresu zbierania i przetwarzania zebrane dane są niszczone
   w sposób trwały.
3. Nagrania mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (na podstawie pisemnego wniosku) oraz upoważnionym pracownikom.

Zabezpieczenie danych w zakresie monitoringu:

W celu zapewnienie bezpieczeństwa, poufności oraz integralności danych zapisanych w systemie monitoringu zapewnia się:

1. Wdrożenie właściwych rozwiązań technicznych.
2. Zabezpieczenie urządzeń oraz pomieszczenia w którym dane są zapisywane przed dostępem osób nieupoważnionych.
3. Stosowanie właściwych zabezpieczeń fizycznych.

Prawa osób, których wizerunek został utrwalony:

Osobom, których dane znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu przysługuje prawo do:

• żądania dostępu do danych – w granicach art. 15 RODO,
• żądania do sprostowania danych – w granicach art. 16 RODO,
• żądanie usunięcia danych – w granicach art. 17 RODO,żądania ograniczenia czynności przetwarzania – w granicach art. 18 RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w granicach art. 21 RODO,
• przeniesienia danych w tym uzyskania ich kopii – w granicach art. 20 RODO.

Osoba, której dane dotyczą ma również prawo do wniesienia skargi w sprawie przetwarzania wizerunku do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Wszystkie te prawa szczegółowo zostały omówione w art. 15 do 20 RODO, którego tekst jest odstępny pod adresem:

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=OJ:L:2016:119:TOC

Nie planujemy przekazywania danych osobowych zarejestrowanych przez system monitoringu wizyjnego do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Zarejestrowane dane nie podlegają profilowaniu, a ich przeglądanie odbywa się tylko w przypadku naruszenia albo podejrzenia naruszenia przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych w UNISYSTEM Sp. z o.o. lub też w związku ze złożoną skargą.

Podstawa prawna:

• Art. 22² par. 7 i 8 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 277, 807).
• art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. Unii Europejskiej, L 119/1 z 4 maja 2016 r.) – prawnie uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych.
• art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. Unii Europejskiej, L 119/1 z 4 maja 2016 r.) –  przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Danych Osobowych.